Een bedrijf starten, personeel aannemen of een vergunning aanvragen. In Spanje is niet altijd meteen duidelijk waar je moet zijn, welke documenten je nodig hebt of wie je verder kan helpen.

“We hebben het zelf al geprobeerd, maar worden steeds van de ene instantie naar de andere gestuurd. Niemand kan ons duidelijk vertellen hoe de procedure precies werkt.”

Dit schreef een nieuwe cliënt ons onlangs in een eerste e-mail. En dit is eerlijkgezegd een verhaal dat we bij OTIS Legal Group maar al te vaak horen.

Want wie in Spanje onderneemt, of van plan is dat te gaan doen, ontdekt al snel dat niet alles zo vanzelfsprekend verloopt als je misschien gewend bent.

Je hebt je goed voorbereid, de nodige informatie opgezocht en denkt te weten welke stappen je moet zetten. Maar eenmaal bij de betreffende instantie blijkt dat je toch nog een ander document nodig hebt. Of dat je eerst ergens anders moet zijn. En wanneer je daar aankomt, word je weer terugverwezen.

Herkenbaar?
Zakendoen in Spanje: volop kansen, maar ook uitdagingen

Spanje is een aantrekkelijk land om te ondernemen. Het biedt volop mogelijkheden voor buitenlandse bedrijven, van het opzetten van een eigen bedrijf tot het uitbreiden van bestaande activiteiten.

Maar de praktijk kan soms behoorlijk anders zijn dan verwacht. In Nederland/België zijn we gewend dat procedures relatief overzichtelijk zijn en dat je vaak online kunt vinden welke stappen je moet doorlopen. In Spanje is die informatie niet altijd even eenvoudig te vinden. Bovendien kunnen de procedures verschillen per regio of gemeente.

Je kunt bijvoorbeeld te maken krijgen met de Spaanse belastingdienst (Agencia Tributaria), de sociale zekerheid (Seguridad Social), het handelsregister (Registro Mercantil) en verschillende gemeentelijke of regionale instanties. En hoewel iedere instantie zijn eigen verantwoordelijkheden heeft, sluiten de verschillende procedures in de praktijk niet altijd even soepel op elkaar aan.

Het gevolg? Bedrijven verliezen soms kostbare tijd met het uitzoeken van zaken die ze eigenlijk allang geregeld dachten te hebben.

Een bedrijf oprichten is één ding. Maar dan?
Neem bijvoorbeeld een ondernemer die een Spaanse vennootschap (Sociedad Limitada, ofwel SL) wil oprichten. De oprichting zelf is vaak goed te organiseren. Maar daarmee ben je er nog niet.

Afhankelijk van de activiteiten moet je mogelijk nog verschillende registraties regelen, vergunningen aanvragen of aan specifieke administratieve verplichtingen voldoen.

En wat als je personeel wilt aannemen? Dan krijg je te maken met Spaanse arbeidsovereenkomsten, een of meerdere toepasselijke cao’s (convenios colectivos), sociale zekerheid en andere arbeidsrechtelijke verplichtingen.

Of stel dat je een bedrijfspand hebt gevonden en daar je bedrijf wilt vestigen. Dan wil je natuurlijk weten of je de beoogde activiteiten op die locatie mag uitvoeren en welke vergunningen of meldingen daarvoor nodig zijn.

Het zijn allemaal zaken die op papier misschien overzichtelijk lijken, maar in de praktijk meer tijd en voorbereiding kunnen vragen dan verwacht.

“Maar bij de vorige instantie zeiden ze iets anders…”
Wat wij regelmatig merken, is dat de frustratie niet eens zozeer zit in de regels zelf. Ondernemers begrijpen best dat er procedures zijn en dat bepaalde documenten nodig zijn. Dat is in Nederland of België niet anders.

De frustratie ontstaat vooral wanneer niemand duidelijk kan uitleggen welke stappen er precies moeten worden gezet.

Wanneer je drie keer belt en drie verschillende antwoorden krijgt. Wanneer je een afspraak hebt gemaakt, maar ter plaatse hoort dat je toch niet bij het juiste loket bent. Of wanneer een aanvraag vertraging oploopt omdat er een document ontbreekt waarvan je niet wist dat je het nodig had.

En ondertussen wil je gewoon verder met je bedrijf.

Natuurlijk gaat het niet altijd zo. Er zijn ook in Spanje veel procedures die prima verlopen en steeds meer zaken kunnen digitaal worden geregeld. Maar wie eenmaal vastloopt, merkt dat het niet altijd eenvoudig is om zelf de juiste weg te vinden.

De juiste voorbereiding maakt het verschil
Betekent dit dat zakendoen in Spanje ingewikkeld moet zijn? Zeker niet.

Maar het helpt enorm als je vooraf weet wat je kunt verwachten.

Welke stappen moet je zetten? In welke volgorde? Welke documenten zijn nodig? En misschien nog wel belangrijker: welke regels zijn specifiek van toepassing op jouw bedrijf?

Door dit vooraf goed in kaart te brengen, kun je onnodige vertragingen en verrassingen voorkomen.

En wanneer je toch tegen een probleem aanloopt, is het prettig als je iemand hebt die niet alleen de regelgeving kent, maar ook weet hoe de Spaanse praktijk werkt.

Want tussen weten wat er juridisch moet gebeuren en het daadwerkelijk geregeld krijgen, zit soms een wereld van verschil.

Ondernemen is al uitdagend genoeg
Bij OTIS Legal Group begeleiden we Nederlandse en Belgische bedrijven bij hun activiteiten in Spanje. Van het oprichten van een bedrijf en het opstellen van contracten tot arbeidsrechtelijke vraagstukken en andere juridische zaken die bij het ondernemen komen kijken.

We kennen de Spaanse regelgeving, spreken de taal en begrijpen tegelijkertijd de verwachtingen van ondernemers die gewend zijn aan de Nederlandse of Belgische manier van werken.

En misschien is dat wel het belangrijkste: dat je iemand hebt die met je meedenkt, duidelijk uitlegt wat er moet gebeuren en je helpt de juiste stappen te zetten.

Want ondernemen in Spanje moet vooral kansen bieden. Geen eindeloze zoektocht langs verschillende loketten.

En mocht je toch een keer van het kastje naar de muur worden gestuurd? Dan helpen wij je graag de juiste deur te vinden.