Crear una empresa, contratar personal o solicitar una licencia. En España no siempre queda claro desde el principio a qué organismo hay que dirigirse, qué documentación se necesita o quién puede ayudarte a avanzar con sus trámites.

«Ya hemos intentado gestionarlo nosotros mismos, pero nos siguen mandando de un organismo a otro. Nadie sabe explicarnos de manera clara cómo funciona el procedimiento.»

Esto es lo que nos escribió recientemente un nuevo cliente por correo electrónico. Y, francamente, es una experiencia que nos resuena mucho en OTIS Legal Group.

Quien hace negocios en España, o tiene previsto hacerlo, pronto descubre que no todo funciona de una manera tan ágil a como quizá acostumbra. Te preparas bien, buscas cuales son los trámites necesarios y te informas sobre los pasos a seguir, pero cuando te diriges al organismo correspondiente, resulta que necesita otro documento sobre el que no estabas informado, o te indica que antes debes acudir a otro sitio para formalizar otro trámite, y cuando llegas, vuelven a remitirte al punto de partida.

¿Te resulta familiar?
Hacer negocios en España: muchas oportunidades, pero también retos. España es un país atractivo para hacer negocios. Ofrece numerosas oportunidades para las empresas extranjeras, desde crear una empresa desde cero hasta ampliar actividades ya existentes. Sin embargo, en la práctica, las cosas pueden resultar bastante diferentes de lo que dice la teoría.

En los Países Bajos y Bélgica estamos acostumbrados a que los procedimientos sean relativamente claros y a poder consultar en internet, de forma fácil (y sobre todo fehaciente), los pasos que debemos seguir. En España, esta información no siempre es tan fácil de encontrar. Además, los procedimientos pueden variar en función de la comunidad autónoma o del municipio.

Por ejemplo, puede que tengas que realizar trámites ante la Agencia Tributaria, la Seguridad Social, el Registro Mercantil y diferentes organismos municipales o autonómicos. Y aunque cada organismo tenga sus propias competencias, en la práctica los distintos procedimientos no siempre están perfectamente coordinados entre sí.

¿El resultado? Las empresas pueden perder un tiempo muy valioso intentando resolver cuestiones que pensaban que ya tenían solucionadas.

Crear una empresa es una cosa. Pero ¿y después?
Pensemos, por ejemplo, en un empresario que quiere constituir una sociedad española, concretamente una Sociedad Limitada (SL). La propia constitución de la sociedad suele poder organizarse sin demasiadas dificultades. Pero el proceso no necesariamente termina ahí.

Dependiendo de las actividades de la empresa, puede ser necesario realizar distintas inscripciones, solicitar licencias o cumplir determinadas obligaciones administrativas.

¿Y si quieres contratar personal? En ese caso deberás tener en cuenta la legislación española aplicable, los tipos de contratos de trabajo que existen en España, cual es el Convenio Colectivo aplicable, la normativa relacionada con la Seguridad Social y otras obligaciones en materia laboral.

O supongamos que has encontrado un local para instalar tu negocio. Naturalmente, querrá saber si puede desarrollar allí las actividades previstas y qué licencias, permisos o comunicaciones pueden ser necesarios.

Son cuestiones que sobre el papel pueden parecer relativamente sencillas, pero que en la práctica pueden requerir más tiempo, preparación y burocracia de lo esperado.

«Pero en el otro organismo nos dijeron algo diferente…»
Lo que observamos con frecuencia es que la frustración ni siquiera se debe necesariamente a las propias normas.

Los empresarios entienden perfectamente que existen procedimientos que deben seguirse y que se necesita determinada documentación. En los Países Bajos o Bélgica no es diferente.

La frustración surge principalmente cuando nadie sabe explicar con claridad cuáles son exactamente los pasos que hay que seguir.

Cuando llamas tres veces y recibes tres respuestas distintas. Cuando has concertado una cita y, al llegar, te dicen que en realidad debes dirigirte a otra oficina. O cuando una solicitud se retrasa porque falta un documento que ni siquiera sabías que necesitaba.

Y mientras tanto, lo único que quieres es poder seguir adelante con su empresa.

Por supuesto, no siempre es así. En España también hay muchos procedimientos que funcionan perfectamente y cada vez se pueden realizar más trámites de forma digital. Sin embargo, cuando uno se queda atascado, no siempre resulta fácil encontrar por sí mismo el camino adecuado.

Una buena preparación marca la diferencia
¿Significa esto que hacer negocios en España tiene que ser complicado? Desde luego que no. Pero ayuda enormemente saber de antemano qué puedes esperar.

¿Qué pasos debes seguir? ¿En qué orden? ¿Qué documentos necesitas? Y quizá aún más importante: ¿qué normas se aplican específicamente a tu empresa? Analizar bien todos estos aspectos de antemano permite evitar retrasos innecesarios y sorpresas.

Y si, a pesar de todo, surge algún problema, resulta muy útil contar con alguien que no solo conozca la normativa, sino que también sepa cómo funciona la burocracia en España. Porque entre saber lo que hay que hacer desde el punto de vista jurídico y conseguir que realmente se lleve a cabo puede haber una gran diferencia.

Dirigir una empresa ya es suficientemente exigente
En OTIS Legal Group acompañamos a empresas neerlandesas y belgas en sus actividades empresariales en España. Desde la constitución de sociedades y la redacción de contratos hasta cuestiones de derecho laboral y otros asuntos jurídicos relacionados con la actividad empresarial.

Conocemos la legislación española, hablamos el idioma y, al mismo tiempo, entendemos las expectativas de los empresarios acostumbrados a la forma de trabajar neerlandesa o belga.

Y quizá eso sea lo más importante: contar con alguien que piense con usted, le explique claramente qué hay que hacer y le ayude a dar los pasos adecuados.

Porque hacer negocios en España debería significar, ante todo, aprovechar oportunidades. No tener que recorrer interminablemente distintas ventanillas y organismos.

Y si alguna vez acabas pasando de una ventanilla a otra sin encontrar una solución, estaremos encantados de ayudarle a encontrar la puerta adecuada.

¿Planes en España? ¡Hagámoslos realidad!